Coaching

Hast Du Deine Prioritäten im Blick?

Prioritäten setzen. Text vor Entscheidungsmatrix im Hintergrund. ©Johanna Ringe 2019 www.dein-buntes-leben.de

Wohin ich auch schaue, das Thema Prioritäten scheint gerade alle zu beschäftigen. Eine Freundin auf dem Weg aus einem Burnout muss ihre Pläne genauso priorisieren wie die überarbeitete Mutter oder der Projektleiter im Endspurt. Stets geht es um die Wichtigkeit, die Dringlichkeit und die Zeiteinteilung – unabhängig davon, ob es um Haushaltsaufgaben, den Staatshaushalt oder Teamarbeit geht.

Aber wie sortierst Du Deine Prioritäten richtig?

Erst die Hose, dann die Schuhe, klar, aber so einfach ist es nicht immer. Wenn Du ein Projekt mit fünf Teilbereichen und 100 Mitarbeitern auf die Beine stellen willst ist das alles andere als trivial. Du musst alles immer erst einmal in die kleinsten Einheiten einteilen: Arbeitsschritte oder Teilergebnisse, je nachdem. Und falls Du Dich gerade aus einer depressiven Phase herauskämpfst musst Du Dinge entscheiden wie: ist es wichtiger den Abwasch zu machen, zu kochen oder ein Telefonat zu führen? Die Antwort ist hier immer abhängig von Deiner Kraft und natürlich von der individuellen Situation. Den beiden Fällen gemeinsam ist aber eine Bestandsaufnahme als erster Schritt.

Als erstes machst Du eine unsortierte Liste.

Auf dieser Liste können genauso gut Deine Werte stehen wie alle Dinge, die getan werden müssen, um eine große Feier vorzubereiten oder eine Magisterarbeit zu schreiben. Die Vollständigkeit der Liste ist im Moment wichtiger als sie irgendwie zu strukturieren. Da steht genauso darauf „Klopapier kaufen“ wie „Band engagieren“, unabhängig von Wichtigkeit oder Dringlichkeit. Es ist wichtig sich für diese Liste ausreichend Zeit zu nehmen und sie so umfassend wie möglich anzulegen. Selbstverständlich werden uns später noch Dinge einfallen und das ist kein Problem, aber je genauer wir Arbeitsschritte oder Aufgaben oder Werte usw. jetzt notieren, umso besser.

Nun strukturierst Du nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Dafür gibt es verschiedene Methoden, aus denen Du Dir immer die passende aussuchen darfst, je nach Situation. Ich zeige Dir ein paar, rate Dir aber Dich selbst noch einmal mit diesem weiten Feld zu beschäftigen. Da wäre zum Beispiel die sogenannte Eisenhower Methode:

  1. Dinge die dringlich und wichtig sind.
  2. Dinge die wichtig sind, aber nicht dringlich.
  3. Dinge die dringlich sind, aber nicht wichtig.
  4. Dinge die weder dringlich noch wichtig sind.

Oder auch drei verschiedene Stufen:

  1. was am besten sofort erledigt werden muss
  2. was getan werden sollte
  3. was getan werden könnte

 

Unabhängig davon welche Methode Du wählst, geht es hier um Entscheidungsprozesse: Du musst Dich letztlich entscheiden, welche Sache wichtiger ist als die andere. (Um Entscheidungen im allgemeinen geht es in jenem Blogbeitrag, und hier um die Zeit, die Entscheidungen kosten können.) Das ist oft gar nicht so einfach, aber ich möchte Dir eine universelle Methode vorstellen, die ich unglaublich hilfreich finde. (Wenn Du auf die Bilder klickst, kannst Du sie Dir größer anschauen.)

Wie sortiere ich viele Dinge nach ihrer Wichtigkeit?

Prioritäten in Matrix ©Johanna Ringe 2019 www.dein-buntes-leben.deEinfach gesagt: indem ich alle einzeln miteinander vergleiche und mich dabei frage welche der beiden Sachen wichtiger ist. Denn wenn ich mich zwischen zwei Dingen entscheiden muss ist es wesentlich einfacher. Also mache ich mir eine Entscheidungsmatrix.  Neben meine Liste zeichne ich so viele Spalten, wie meine Liste Einträge hat. Dort trage ich wieder alle Punkte ein, und nun vergleiche ich immer zwei miteinander, wo sich die Spalten und die Zeilen treffen, und markiere im Kästchen, welche wichtiger ist.

Prioritäten zusammenzählen ©Johanna Ringe 2019 www.dein-buntes-leben.deJetzt zähle ich unten zusammen, wie oft dieser Punkt hohe Priorität hatte, also mit wie vielen Dingen einzeln verglichen diese Sache für mich wichtiger ist (markiert in rosa).

Ausgewertete Matrix der Prioritäten ©Johanna Ringe www.dein-buntes-leben.deNun sortiere ich meine Liste nach der entstandenen bzw. sichtbar gewordenen Priorität. In Zweifelsfällen, bei einem Gleichstand der Häufigkeit, schaue ich im Vergleichskästchen der beiden Sachen nach (markiert in grün).

Diese Entscheidungsmatrix kann Dir bei sieben Elementen helfen Deine Prioritäten zu sortieren, genauso aber auch bei 100 oder mehr. So aufschreiben würde ich es erst, wenn es unüberschaubar wird. Sonst reicht es eigentlich, die Liste anzuschauen, jede Sache einzeln mit jeder anderen zu vergleichen und Striche hinter die einzelnen Punkte zu machen für jedes „wichtiger“.Nur die Prioritäten in Liste mit Strichen dahinter. ©Johanna Ringe 2019 www.dein-buntes-leben.de

Als Scannerpersönlichkeit Prioritäten zu setzen kann eine besondere Herausforderung sein.

Hierbei kann es Dir helfen Deine Ideen nach einem selbst aufgebauten Regelwerk zu bewerten. Um es anschaulicher und weniger abstrakt zu machen, kann man das als Kurve darstellen. Dann siehst Du auf welcher der beiden Seiten der Schwerpunkt liegt und ob es sich lohnt die Idee weiterzuverfolgen.

Idee bewerten nach persönlichem Regelwerk. ©Johanna Ringe 2019 www.dein-buntes-leben.de

Deine Prioritäten in verschiedenen Lebensbereichen zu setzen ist unter Umständen anstrengend, mit diesen Hilfsmitteln aber wesentlich einfacher zu bewältigen. Lass mich im Kommentar wissen, ob mein Beitrag Dir geholfen hat, und verliere nicht den Mut: Alles ist zu bewältigen, mit der ausreichenden Zeit und guten Strategien.
Viel Erfolg und auch viel Freude dabei!

Herzlichst, wo immer Du gerade bist,

Unterschrift Johanna (c) Johanna Ringe 2014 ff. www.dein-buntes-leben.de

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